Office Manager

Descripción

Gracias a nuestro crecimiento, estamos buscando un Office Manager que sea el punto central de apoyo para la oficina de Madrid, supervisando una amplia gama de tareas administrativas y operativas. Como miembro clave de nuestro equipo, serás responsable de garantizar el buen funcionamiento de la oficina, brindando apoyo a la dirección y a diversos departamentos, y gestionando actividades esenciales del día a día, como la coordinación con proveedores, el mantenimiento, los servicios de oficina y mucho más. Tu capacidad de liderazgo y habilidades organizativas serán fundamentales para asegurar el funcionamiento eficiente de nuestro negocio tanto a nivel comercial como operativo.

Conviértete en una pieza clave de nuestro crecimiento.

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Responsibilidades

• Supervisar las tareas de gestión de la oficina, incluyendo la compra de suministros, el mantenimiento de equipos y la gestión de pólizas de seguro.

• Brindar asistencia al equipo ejecutivo en la elaboración de informes, preparación de presentaciones y revisiones de ventas.

• Atender funciones de recepción y ofrecer un servicio al cliente excepcional de manera profesional y acogedora.

• Apoyar al departamento de Recursos Humanos en procesos de incorporación de empleados, gestión de nóminas, coordinación de formaciones, seguimiento de asistencia y manejo de emergencias del personal.

• Actuar como principal punto de contacto para proveedores externos y clientes, asegurando un servicio de alto nivel y relaciones profesionales.

• Colaborar en tareas contables, incluyendo la emisión de facturas, la gestión financiera y el seguimiento del presupuesto de la oficina.

• Gestionar y mantener el proceso de archivo de documentación crítica para el negocio, como contratos, documentos legales y detalles de propiedades.

• Responsabilizarse del sistema CRM (Salesforce), asegurando una gestión precisa de los datos en cuentas, propiedades y operaciones, además de proporcionar soporte general de IT.

• Apoyar a los equipos comercial y legal en tareas relacionadas con la due diligence, reclamaciones e informes legales.

Requirimientos

• Experiencia en un rol de gestión de oficina dentro de una empresa internacional (mínimo 3 años), preferiblemente brindando apoyo a nivel ejecutivo o senior.

• Dominio del inglés y del español; se valorarán otros idiomas adicionales.

• Habilidades excepcionales de atención al cliente y un trato telefónico profesional y refinado.

• Sólidos conocimientos informáticos, incluyendo Microsoft Office y sistemas CRM (se valorará experiencia con Salesforce).

• Persona proactiva, resolutiva y adaptable, con actitud positiva, excelentes habilidades para resolver problemas y fuertes capacidades de liderazgo.

• Altamente organizada, con un enfoque claro en la mejora de la eficiencia y la optimización de las operaciones de oficina.

• Capacidad para trabajar de forma autónoma, gestionar prioridades concurrentes y tomar decisiones clave con mínima supervisión.

• Grandes habilidades interpersonales, con la capacidad de interactuar profesionalmente con la alta dirección, equipos internos, clientes externos y proveedores.

• Cómoda en entornos de trabajo dinámicos y de ritmo acelerado.

• Espíritu colaborador y capacidad para destacar en un entorno diverso y multicultural.

Beneficios

• Forma parte de una empresa dinámica y en crecimiento, con una cultura vibrante y una mentalidad internacional.

• Contrato indefinido a jornada completa.

• Salario competitivo más atractiva compensación variable.

• 23 días de vacaciones al año a jornada completa + 2 días personales.

• Clases de idiomas semanales.

• Descuentos e incentivos en marcas reconocidas de gimnasios, ropa, deporte, viajes y mucho más.

• Formación inicial y continua.

• Pertenecer a una empresa en constante crecimiento y a un equipo multicultural, con infinitas oportunidades de desarrollo profesional.

• Un entorno de trabajo moderno, internacional y profesional.

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